Desde el 1 de septiembre de 2026, la Seguridad Social deja de enviar por correo postal las comunicaciones relacionadas con bajas médicas, incapacidad permanente y otras prestaciones. Todo pasa a canal electrónico, con avisos por SMS o email cuando hay una notificación nueva disponible en la sede electrónica. Es la Orden ISM/541/2026, y aunque a simple vista parece un trámite administrativo menor, tiene consecuencias muy reales para cualquier empresa en España que gestione altas, bajas e incapacidades temporales (IT) de su plantilla.
El riesgo es concreto: si tu empresa o tu trabajador no revisan a tiempo la notificación electrónica, se pueden perder plazos para presentar alegaciones, actualizar el estado de una baja o ajustar la nómina del mes, e incluso enfrentarse a recargos. En sectores con alta rotación y muchas bajas IT en marcha a la vez, como hostelería, transporte, limpieza o seguridad, ese margen de error se multiplica. En esta guía te explicamos qué obliga exactamente la nueva normativa, cómo funciona hoy el sistema de notificaciones telemáticas de la Seguridad Social y qué debe hacer tu empresa antes de que entre en vigor.
Qué es la Orden ISM/541/2026 y qué cambia exactamente
La Orden ISM/541/2026 amplía los supuestos en los que la Seguridad Social notifica exclusivamente por vía electrónica, sustituyendo al aviso postal tradicional. A partir del 1 de septiembre de 2026, las personas solicitantes o beneficiarias de determinadas prestaciones recibirán sus comunicaciones oficiales únicamente a través de la sede electrónica de la Seguridad Social (SEDESS), con un aviso previo por SMS o correo electrónico indicando que hay una notificación pendiente de consulta.
No es una novedad aislada. Desde la Orden ISM/189/2021, las empresas y autónomos ya estaban obligados a recibir notificaciones electrónicas de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) a través del Sistema RED, con independencia del número de trabajadores en plantilla. La Orden ISM/541/2026 extiende ese modelo a más procesos ligados a bajas médicas e incapacidades, cerrando prácticamente el círculo de la digitalización de estos trámites.
Cómo funcionan hoy las notificaciones telemáticas
Para entender el alcance del cambio conviene conocer las tres piezas del sistema:
| Herramienta | Función principal |
|---|---|
| Sistema RED | Canal por el que las empresas gestionan altas, bajas y cotizaciones, y a través del cual reciben las notificaciones de la TGSS y el INSS. |
| SEDESS | Sede electrónica de la SS, donde se depositan las notificaciones y desde donde se consultan y firman con certificado digital o Cl@ve. |
| DEHú | Dirección Electrónica Habilitada única. Punto de acceso común a las notificaciones de distintas administraciones. |
Dato clave
La notificación se considera puesta a disposición desde el momento en que aparece en el buzón electrónico, aunque nadie la haya abierto todavía. El plazo legal empieza a contar igualmente. No consultarla no exime de cumplirlo.
Qué prestaciones se ven afectadas
El cambio no se limita a la incapacidad temporal (IT). La obligatoriedad de la notificación electrónica alcanza a:
Para una empresa con trabajadores en hostelería, transporte, limpieza o seguridad, la incapacidad temporal es, con diferencia, la prestación que más volumen genera al mes. Cada parte de baja, confirmación o alta médica pasará ahora por este canal digital, sin excepción.
El papel de la mutua colaboradora
Muchas empresas de sectores blue collar tienen concertada la gestión de la incapacidad temporal por contingencias comunes con una mutua colaboradora con la Seguridad Social. Entender su papel ayuda a dimensionar el impacto real de este cambio:
| Fase | Acción o Trámite |
|---|---|
| 1. Parte de baja | Se remite en 24h al INSS, que lo traslada a la mutua si la empresa la tiene concertada. |
| 2. Seguimiento | La mutua controla que se mantienen las circunstancias que originaron el subsidio. |
| 3. Propuesta de alta | Si el trabajador no está impedido, emite propuesta motivada al servicio de salud, notificándolo al trabajador e INSS. |
| 4. Revisión | El trabajador puede iniciar revisión ante el INSS en 10 días hábiles siguientes a la notificación de alta. |
Todos estos avisos (parte de baja, propuestas de alta, resoluciones de revisión) forman parte del bloque que a partir de septiembre de 2026 llegará solo por vía electrónica. Si tu empresa gestiona decenas de bajas al mes, tener un proceso claro para no perder ninguna notificación deja de ser opcional.
Qué pasa si no consultas la notificación a tiempo
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) es el marco de referencia para las consecuencias de un incumplimiento en materia de Seguridad Social. En la práctica, no revisar el buzón electrónico a tiempo puede derivar en:
Recargos económicos
Por presentar fuera de plazo alegaciones, documentación o variaciones de datos.
Descuadres de nómina
Errores en la cotización y el cálculo de la nómina del mes al no reflejar el cambio de estado de una baja.
Embargos automáticos
En los casos más graves y reiterados, derivados de deudas no atendidas por falta de respuesta a una notificación.
El punto importante: la falta de revisión del buzón electrónico no exime del cumplimiento de los plazos ni evita la sanción. El reloj corre desde que la notificación está disponible, se haya abierto o no.
Checklist: qué debe hacer tu empresa
- 1
Revisa los datos de contacto en el Sistema RED. Teléfono y email deben estar actualizados, tanto de la empresa como de cada trabajador, para que los avisos SMS/email lleguen sin fallos.
- 2
Comprueba el acceso a SEDESS y DEHú. Asegúrate de tener certificado digital o Cl@ve activos, o de que tu Autorizado RED tiene delegada la consulta.
- 3
Informa a tu plantilla. Cada empleado necesita saber que las resoluciones de su baja médica ya no llegarán en papel a casa.
- 4
Revisa cómo tienes concertada la IT. Confirma que sabes quién recibe qué notificación (empresa, mutua, trabajador) para no dar nada por hecho.
- 5
Define un protocolo interno. Alguien en la empresa, o un sistema automatizado, debe encargarse de comprobar que ninguna notificación se queda sin leer.
Otro cambio: más plazo para altas y bajas
Esta medida convive con otro ajuste relevante de 2026: la ampliación de 3 a 6 días naturales del plazo para presentar altas, bajas y variaciones de datos ante la Seguridad Social (modificación del artículo 32.3.2º del Real Decreto 84/1996). Son dos piezas del mismo movimiento: procesos cada vez más digitales con menos margen para gestión manual.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo entra en vigor la obligación de notificación electrónica de bajas médicas?
El 1 de septiembre de 2026, según la Orden ISM/541/2026.
¿A quién afecta esta obligación?
A empresas y trabajadores en España que soliciten o reciban prestaciones de incapacidad temporal, permanente, nacimiento y cuidado, o riesgo durante embarazo/lactancia.
¿Dónde se consultan las notificaciones?
En la sede electrónica de la Seguridad Social (SEDESS) o en la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú), con certificado digital o Cl@ve.
¿Qué pasa si no consulto una notificación a tiempo?
El plazo legal empieza a contar desde que la notificación está disponible, no desde que se abre. Puede derivar en recargos o embargos.
¿Puede mi gestoría encargarse de revisarlas?
Sí, a través del Autorizado RED o delegación, una gestoría o plataforma como Valeria puede hacer este seguimiento por ti.
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